Działając w oparciu o przepisy Ustawy o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) oraz Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937, Pallmed sp. z o.o. ustaliła Standard ochrony sygnalisty, który opisuje jasne i bezpieczne zasady zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych a tworzą go następujące dokumenty:
- Procedura zgłaszania naruszeń prawa przez Sygnalistę
- Instrukcja obsługi zgłoszeń wewnętrznych dla Zespołu Interwencji
- Klauzula informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych
- Formularz zgłoszenia
Zgłoszenia wewnętrzne naruszeń prawa mogą być przekazywane do wyznaczonego Zespołu Interwencji poprzez dedykowane, poufne kanały funkcjonujące w Pallmed sp. z o.o.:
- formularz online: wypełnienie formularza elektronicznego ->„Zgłoszenie Nieprawidłowości – Sygnalista” <- dostępnego po kliknięciu w link
- skrzynka mailowa: przesłanie wiadomości na dedykowany adres mailowy -> sygnalista@pallmed.pl
Pallmed sp. z o.o. nie będzie podejmowała żadnych prób ustalania tożsamości Sygnalisty, który postanowił pozostać anonimowy, a jakiekolwiek działania w tym zakresie, w szczególności zlecenie ustalenia tożsamości Sygnalisty, który pragnie pozostać anonimowy, stanowią Naruszenie.
- poczta tradycyjna: pisemnie na adres siedziby:
Pallmed sp. z o.o.
Ul. Ogińskiego 2
85-092 Bydgoszcz
w celu zachowania poufności, zgłoszenie powinno być wysłane w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem ,,Poufne – SYGNALISTA – do: Zespołu Interwencji”.
Przesyłka przekazywana jest wówczas bezpośrednio do rąk własnych upoważnionych członków Zespołu Interwencji.
- osobiście/ zgłoszenie ustne: Podczas bezpośredniego spotkania z członkiem Zespołu Interwencji lub rozmowy telefonicznej pod dedykowanym numerem telefonu, po uprzednim ustaleniu terminu i miejsca spotkania. Spotkanie jest organizowane w terminie 14 dni od złożenia wniosku.
Zgłoszenia takie dokumentowane będą przez osobę przyjmującą zgłoszenie naruszenia w formularzu „Zgłoszenie Nieprawidłowości” z zaznaczeniem sposobu przekazania informacji.
Zgłoszenie może mieć charakter:
- Jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia,
- Poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu,
- Anonimowy, gdy Zgłaszający nie podaje swoich danych kontaktowych ani osobowych i w żaden sposób nie można zidentyfikować tej osoby.
Pallmed sp. z o.o. nie będzie podejmowała żadnych prób ustalania tożsamości Sygnalisty, który postanowił pozostać anonimowy, a jakiekolwiek działania w tym zakresie, w szczególności zlecenie ustalenia tożsamości Sygnalisty, który pragnie pozostać anonimowy, stanowią Naruszenie.
Zgłoszenie nie podlega postępowaniu wyjaśniającemu w przypadku gdy:
- w oczywisty sposób jest bezzasadne;
- nie stanowi Naruszenia, tzn. nie dotyczy naruszenia prawa ani standardów obowiązujących w Spółce;;
- zakres przekazanych informacji uniemożliwia prowadzenie postępowania, a ich uzupełnienie przez Sygnalistę jest niemożliwe (np. przy braku kontaktu ze zgłaszającym anonimowo);
- okoliczności sprawy bezsprzecznie wskazują na działanie Sygnalisty w złej wierze;
Warunki objęcia ochroną osób dokonujących zgłoszenia
Osoba dokonująca zgłoszenia (Sygnalista) podlega pełnej ochronie prawnej od momentu dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że:
- miała uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja jest prawdziwa w momencie jej dokonywania i że stanowi informację o naruszeniu prawa;
- dokonała zgłoszenia wewnętrznego zgodnie ze wskazanymi zasadami przez Pallmed sp. z o.o. lub zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich / organu publicznego
Wobec Sygnalisty obowiązuje bezwzględny zakaz stosowania jakichkolwiek działań odwetowych (m.in. rozwiązania umowy, obniżenia wynagrodzenia, degradacji, mobbingu czy pomijania przy awansie).
Zgłoszenia zewnętrzne naruszeń prawa
Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego w Pallmed Sp. z o.o., nie tracąc przy tym prawa do pełnej ochrony prawnej.
Organem centralnym odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa jest Rzecznik Praw Obywatelskich (RPO) lub odpowiednie Organy Publiczne (np. Państwowa Inspekcja Pracy, Narodowy Fundusz Zdrowia, Urząd Ochrony Danych Osobowych, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów – w zależności od dziedziny naruszenia).
Szczegółowe informacje dotyczące trybu i kanałów składania zgłoszeń zewnętrznych udostępniane są w biuletynach informacji publicznej (BIP) oraz na stronach internetowych Rzecznika Praw Obywatelskich (www.rpo.gov.pl) oraz właściwych organów publicznych.
Przeczytaj przed wysłaniem zgłoszenia
Dokonując zgłoszenia jednocześnie Pani/Pan oświadcza, że:
- działa w dobrej wierze,
- posiada uzasadnione przekonanie, że zawarte w ujawnionej informacji zarzuty są prawdziwe,
- nie dokonuje ujawnienia w celu osiągnięcia korzyści,
- ujawnia informacje, które są zgodne ze stanem Pani/Pana wiedzy i są to wszystkie znane fakty i okoliczności dotyczące przedmiotu zgłoszenia,
- zna obowiązujące w Pallmed dokumenty w tym zakresie (patrz poniżej);
Pamiętaj!
Osoba, która dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zgłoszenie w złej wierze / fałszywe oskarżenie), podlega odpowiedzialności karnej na podstawie art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów (podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2), a także odpowiedzialności dyscyplinarnej.
